Сопроводительное письмо для тендера

Сопроводительное письмо для тендера

Сопроводительное письмо применяется при отправке документации, в том числе и при подаче предложений на тендер (конкурс, запрос предложений).

Применение:

— по исходящему номеру в сопроводительном письме вы сможете в дальнейшем узнать судьбу вашего предложения

— сопроводительное письмо может использоваться, как документ подтверждающий получение документов. При передаче пакета документов рекомендуется попросить получателя поставить отметку о получении с подписью, датой и временем.

Особенности оформления (см. образец):

— укажите исходящий номер и дату в сопроводительном письме

— если документы отправляются без описи, то в сопроводительном желательно перечислить документы, которые направляются получателю

— укажите контактные данные отправителя

Нажмите на ссылку, чтобы скачать образец "сопроводительное письмо"

Зачем писать

Хотя законодательство не устанавливает никаких требований по оформлению сопроводительного письма, существуют правила деловой переписки и делопроизводства. Они и рекомендуют обязательно готовить такую бумагу. На первый взгляд кажется, что это простая формальность, не более, чем дань вежливости. Но на практике уберечь поставщика от многих проблем помогает именно сопроводительное письмо, пример таких случаев:

  • просрочено подписание;
  • бумаги потеряны;
  • обнаружилась недостача документов.

Главная цель как раз в том, чтобы зафиксировать все важные моменты: дату передачи, что именно и с какой целью направляется, в какие сроки ожидается ответ, например, возврат подписанной копии, опись передаваемой документации. Впоследствии, если возникнут необоснованные обвинения, восстановить истину будет легко.

Когда писать

В госзакупках чаще всего сопровождение пишут:

  • направляя документы на подпись (в конкурсе, запросе котировок и т.д.);
  • к акту сверки;
  • запрашивая или отвечая на запрос коммерческих предложений;
  • при передаче любой важной документации.

При этом не важно, как именно передается документация: лично, по обычной или электронной почте, с курьером.

Шаблон сопроводительного письма

Что писать

Итак, разберемся, что писать в сопроводительном письме. Напомним, закон не устанавливает никаких требований. Принято использовать официальный бланк, но это не обязательно, можно составить на белом листе, желательно не в рукописном, а в напечатанном виде.

Составляет сопровод, как правило, тот сотрудник, который отправляет документацию. Для заверения достаточно подписи, но если организация использует печать, можно поставить и ее. Напомним, что теперь круглая печать не является обязательной (82-ФЗ от 06.04.2015).

Разрабатывая образец, как пишется сопроводительное письмо, можно придерживаться такой структуры:

  • реквизиты отправителя;
  • регистрационные данные (входящий и исходящий номер и дата);
  • информация о получателе (название организации, адрес, имя и должность ответственного сотрудника);
  • текст обращения;
  • опись прилагаемых документов;
  • ФИО и контактные данные составителя.

Нумеруются сопровод по правилам делопроизводства, как вся корреспонденция. Впоследствии можно использовать эти данные в переписке, например, «Отвечая на ваше обращение исх. №… от …».

Содержательную часть можно начать с фразы «Направляем вам…», «Высылаем вам…». Дальше укажите, о каких именно бумагах идет речь, причем желательно привести полное название каждого из них, не ограничиваясь простым «направляем документацию на подпись». Затем обязательно напишите, какие действия и в какой срок ждете от получателя: «Просим ознакомиться и прислать замечания в виде протокола разногласий не позднее 1 декабря 2019 года» или «Просим подписать и вернуть по одной копии каждого документа до 1 декабря 2019 года». Допустимо выделить жирным шрифтом важные места в тексте.

Далее подготовьте опись. Проще всего это сделать в виде таблицы. Укажите полное название каждого документа со всеми реквизитами (например, «Коммерческое предложение №11 от 01.12.2017 года»), число страниц, количество копий. В конце не помешает указать суммарное число страниц.

Читайте также:  Как сделать удостоверение журналиста

В завершение обязательно укажите данные сотрудника, к которому можно обратиться с вопросами.

по оформлению документов

В «Заявке» и «Квалификационной анкете» (бланки размещены на официальном сайте ООО "ЛУКОЙЛ-Волганефтепродукт") название тендера указывается в полном соответствии с «Приглашением для участия в тендере». Если в названии тендера присутствуют Лоты, то Претендент указывает общее название тендера и Лоты, на которые заявляется. (Например: ____(общее название тендера) Лот № 1: (название Лота) .) Если Претендент заявляется на все Лоты, то указывается полное название тендера из «Приглашения для участия в тендере» с перечислением всех Лотов.

«Заявка», «Квалификационная анкета» с приложениями (необходимость предоставления «Квалификационной анкеты» оговаривается в «Приглашении для участия в тендере») и Пакет документов «Технической части» (он же пакет обязательных документов для подачи Заявки) присылаются в сканированном виде на электронный адрес контактного лица по тендерной документации в срок до последней даты приема заявок на участие в тендере. Документы в бумажном виде присылаются в составе Тендерного предложения. Документы сканируются отдельно друг от друга (один документ – один файл). Файлы следует именовать по названию отсканированного документа (например, «Устав», «Свидетельство ИНН», «Лицензия», «Пояснительная записка»…). Файлы, содержащие сразу несколько документов (за исключением приложений к «Квалификационной анкете»), и названные не по форме не принимаются! Объем пересылаемого письма не должен превышать 6 Мб. Файлы могут быть заархивированы как несколькими архивами, так и одним архивом с разбивкой на части по 6 Мб (при этом указывается общее количество частей архива).

Скан-копии документов делаются с оригиналов, а нотариально заверенные копии, присылаются в конверте с Тендерным предложением. Все копии документов (кроме заверяемых нотариально) должны быть заверены Претендентом (подписью руководителя, главного бухгалтера и печатью).

Все документы, содержащие сведения о цене Тендерного предложения, входят в состав «Коммерческой части».

Тендерное предложение предоставляется в одном экземпляре без электронного носителя. Требования по оформлению Тендерного предложения изложены в «Инструкции Претенденту», которая направляется в составе тендерной документации. Документы Технической части складываются в том порядке, как они перечислены в Инструкции. Тендерное предложение прошивается по желанию Претендента.

В наружный конверт запечатываются следующие документы:

Сопроводительное письмо (в случае, если тендерное предложение направляется по почте);

Реестр (опись) документов (с указанием количества листов каждого присылаемого документа и общего количества в целом, за подписью руководителя и с печатью (например: Заявка – 1 лист, Квалификационная анкета – 2 листа, Приложения (расписать) – ___ листов, Техническая часть: Устав (нотариальная копия) – __ листов, Свидетельство о гос. регистрации (нотариальная копия) – ___листов, и т. д., Коммерческая часть: Титульный лист __ листов, Расчет цены предмета тендера___листов; Итого __ листов).

«Квалификационная анкета» (оригинал) с заверенными копиями приложений;

«Сведения о контрагенте» по форме № 13 (бланк размещен на официальном сайте);

конверт «Техническая часть» тендерного предложения;

конверт «Коммерческая часть» тендерного предложения.

Сопроводительное письмо к тендерному предложению оформляется на имя генерального директора ООО "ЛУКОЙЛ-Волганефтепродукт" (образец письма размещен ниже). Если конверт с Тендерным предложением привозится представителем Претендента в офис ООО "ЛУКОЙЛ-Волганефтепродукт" (доверенность не требуется), то сопроводительное письмо делается в двух экземплярах (второй экземпляр возвращается Претенденту с отметкой о получении). Если Тендерное предложение направляется почтой, то сопроводительное письмо вкладывается в наружный конверт.

Читайте также:  Депозитарий газпрома в санкт петербурге

Нотариально заверенные копии учредительных документов, Выписка из ЕГРЮЛ (оригинал или нотариально заверенная копия)

– Свидетельство о государственной регистрации (первичное). Если организация зарегистрирована до 2002 года, то предоставляются два Свидетельства о государственной регистрации – выданное при организации компании и при перерегистрации в налоговом органе с присвоением ОГРН. Свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ при внесении изменений (форма Р 50003) предоставлять не надо. Если у Претендента происходила смена названия, то предоставляются и первоначальное, и свидетельство с изменениями.

– Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.

– Уведомление о присвоении кодов статистики.

– Выписка из ЕГРЮЛ должна действовать на дату проведения 1 этапа тендера (срок действия выписки 30 дней)

Нотариально заверенные копии: лицензий на право осуществления видов деятельности, соответствующих предмету тендера; необходимых сертификатов на товар; разрешений соответствующих надзорных органов (при необходимости), свидетельств о допуске к необходимым видам работ

Если в соответствии с действующим законодательством вид деятельности по предмету тендера подлежит лицензированию или требуются разрешения соответствующих надзорных органов, свидетельства о допуске к необходимым видам работ (свидетельство СРО), то они заверяются нотариально вместе со всеми приложениями.

Сертификаты соответствия на товар заверяются Претендентом.

Если вид деятельности по предмету тендера не подлежит лицензированию, то это следует сообщить письмом за подписью руководителя предприятия.

Бухгалтерская (финансовая) отчетность за предыдущий год и истекший отчетный период

Предоставляются заверенные организацией копии бухгалтерского баланса и отчета о финансовых результатах. Баланс за истекший год предоставляется с отметкой о приеме отчетности налоговым органом (штамп ФНС или протокол входного контроля). Промежуточный баланс, если таковой формируется Претендентом, предоставляется без отметки ФНС.

Индивидуальные предприниматели в зависимости от системы налогообложения предоставляют копии деклараций за истекший год с отметкой о приеме ФНС (Декларация по УСН, декларация по форме 3-НДФЛ, декларация по НДС за истекшие налоговые периоды текущего года).

Справка об отсутствии задолженности по уплате налогов и обязательных платежей или о состоянии расчетов (акт сверки, выданный налоговым органом)

Справка должна действовать на дату проведения 1 этапа тендера (срок действия справки 30 дней).

Сведения о финансовых возможностях и источниках финансирования по указанным формам

Сведения указываются за 3 прошедших года и прогноз на следующие 2 года (например, прошедшие года – 2011, 2012, 2013; прогноз на 2014, 2015). В таблице необходимо указать года, за которые предоставляются сведения.

Справка о необходимости в привлечении банковских кредитов, и справка, подписанная руководителем банка, обслуживающего предприятие.

Письмо, подписанное руководителем Претендента и главным бухгалтером, о возможности при необходимости привлечения заемных средств (требуется или нет, если требуется, то указать планируемый источник).

Оригинал письма банка, в котором открыт расчетный счет Претендента, содержащего сведения об отсутствии картотеки неоплаченных расчетных документов, ссудной задолженности и претензий иного рода на дату подачи тендерного предложения, а также краткий отзыв о клиенте.

Сведения о наличии у Претендента оборотных средств и возможностей их пополнения на момент подачи тендерного предложения

Сведения сообщаются на дату подачи тендерного предложения, которая обязательно указывается в письме, а не на последнюю отчетную дату.

Если произошло существенное изменение величины оборотных средств, указываемых в справке, по сравнению с балансом за последний истекший год, то необходимо дать пояснение о причине изменения и расшифровку состава оборотных средств.

Читайте также:  Справка о выписки из больницы

Сведения о наличии, размере и характере кредиторской и дебиторской задолженностей, в том числе просроченных, на момент подачи тендерного предложения

Сведения сообщаются на дату подачи тендерного предложения, которая обязательно указывается в письме, а не на последнюю отчетную дату.

Размер дебиторской и кредиторской задолженности сообщается общими суммами с указанием их характера (текущая, просроченная). Расписывать по каждому контрагенту не требуется! Оборотно-сальдовые ведомости по счетам не принимаются!

Общий объем работы за 3 (три) предыдущих года

В таблице следует указать года, за которые сообщаются сведения

Подробные сведения об аналогичных по характеру и сложности договорах, заключенных за последние 12 месяцев по указанной форме

На каждый договор, аналогичный предмету тендера, заполняется отдельная таблица.

В п.4 таблицы «Характер работы и особые условия Договора» указывается предмет договора и особые условия (при наличии).

Перечень всех договоров за последние 3 (три) года, аналогичных по характеру и степени сложности договору

Перечень договоров, аналогичных предмету тендера, оформляется в виде произвольной таблицы с обязательным указанием следующих данных:

– Номер и дата договора;

– Сумма договора (по возможности).

Если договоров очень много, то выбираются самые крупные. Копии договоров не прикладываются.

Претендент должен предоставить отзывы о ранее выполненных работах, аналогичных предмету тендера (по строительно-монтажным тендерам приветствуются фотографии построенных или отремонтированных объектов).

На основании Пояснительной записки оценивается способность и возможность Претендента выполнить работы (оказать услуги) в соответствии с условиями тендера.

Пояснительная записка оформляется единым документом, а не отдельными письмами по каждому пункту. Большие таблицы могут выноситься как Приложение с обязательной ссылкой на него в тексте документа. Любое упоминание о каких-либо документах в тексте Пояснительной записки должно подтверждаться копией этого документа с пометкой «Копия прилагается». Все сведения должны подтверждаться копиями документов (копии договоров аренды складов, баз, офисов; копии удостоверений работников; копии договоров о намерении или о сотрудничестве (при привлечении субподрядных организаций) и т. д.).

Пояснительная записка подразумевает собой развернутый ответ на каждый буквенный подпункт (а-п). Если что-то из перечисленного для работы по предмету тендера не требуется, то следует это указать, но не удалять пункт (например: «обеспечение работников жильем в ходе работы по предмету тендера не требуется»).

В п. а) следует привести краткую информацию о предприятии и подробно описать, как именно Претендент планирует осуществлять работу по предмету тендера. При необходимости предоставляется график выполнения работ (как Приложение или в тексте Пояснительной записки).

В последующих пунктах идет описание средств, которые будут использоваться для работы по предмету тендера, и прочих аспектов работы.

Бланк «Титульного листа» берется из Инструкции Претенденту.

В Титульном листе заполняются п.1-3. П.4-8 не заполняются, но и не удаляются.

Пустой бланк «Титульного листа» с подписями и печатью (п.2-3 не заполняются, дата не указывается) может быть вложен в «Коммерческую часть» или привезен с собой на 2 этап тендера.

Расчет цены тендерного предложения

Расчет цены тендерного предложения является обязательным и составляется на основании требований коммерческой части «Общих сведений об объекте и предмете тендера», которые размещены на официальном сайте ООО "ЛУКОЙЛ-Волганефтепродукт" вместе с Приглашением для участия в тендере.

Уважаемый Илья Викторович!

Направляем Вам Тендерное предложение для участия в тендере «________________________________________________________________».

(название тендера в соответствии с Заявкой на участие в тендере)

______________ _______________ /______________/

(название организации) (подпись) (расшифровка )

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector