Срок хранения документов у нотариуса

Срок хранения документов у нотариуса

Вступление в права наследства четко регламентированы по времени — на оформление и получение свидетельства отводится ровно шесть месяцев с даты смерти наследодателя, которая указано в соответствующем документе.

Однако, не исключение те случаи, когда наследник своевременно обратился к нотариусу, подал документы, прошел все регистрационные этапы, но не забрал свое свидетельство о праве вступления в наследство. Что делать в таком случае, каковы сроки? Об этом поговорим далее.

Закрытие дела

Закрытие наследственного дела, то есть передача его в архив, осуществляется через год после того, как свидетельство было выдано наследнику, и все формальности соблюдены. В этом случае все документы должны быть приведены в надлежащий вид и перемещены в архив.

Однако, согласно Гражданскому Кодексу РФ дело должно хранится в архиве, так как существует срок исковой давности, возникновение различных споров между родственниками также не исключение. Поэтому, существует также такое понятие, как срок хранения наследственного дела.

Сроки

Согласно Правилам нотариального делопроизводства, срок хранения наследственного дела неограничен. То есть, теоретически наследник может обратиться к нотариусу или же в Главное нотариальное управление (если, допустим, конторы нет) и запросить документ.

Важно также понимать следующее – если наследники не объявились или же не забрали свое свидетельство, то делопроизводство не может быть закрыто, то есть имеет место открытие наследственное дело, что также является основанием для выдачи документов.

Бесплатная консультация
Навигация
Федеральное законодательство

Действия

  • Главная
  • ПРИКАЗ Минюста РСФСР от 19.08.76 N 32 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ НОТАРИАЛЬНЫХ КОНТОРАХ РСФСР"
Наименование документ ПРИКАЗ Минюста РСФСР от 19.08.76 N 32 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ НОТАРИАЛЬНЫХ КОНТОРАХ РСФСР"
Вид документа приказ, инструкция, номенклатура
Принявший орган минюст рф
Номер документа 32
Дата принятия 01.01.1970
Дата редакции 19.08.1976
Дата регистрации в Минюсте 01.01.1970
Статус действует
Публикация
  • На момент включения в базу документ опубликован не был
Навигатор Примечания
Читайте также:  Утрата гражданства узбекистана текущие списки лиц

6. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В НОТАРИАЛЬНОЙ КОНТОРЕ И ПОДГОТОВКА ИХ К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ ХРАНЕНИЮ В ГОСУДАРСТВЕННОМ АРХИВЕ

6.1. Нотариальные документы-свидетельства, договоры и другие документы, на основании которых они совершены, а также реестры и книги учета до сдачи в государственные архивы хранятся в государственной нотариальной конторе в течение 10 лет.

6.2. Реестры, наследственные дела, наряды текущего делопроизводства и законченные производством до сдачи в архив или на уничтожение должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света, и в условиях, обеспечивающих их сохранность.

6.3. Учет и хранение документов производится в порядке, установленном Основными правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР, одобренными Главным архивным управлением при Совете Министров СССР, и указаниями о сроках хранения документальных материалов судов, нотариальных контор и других учреждений юстиции, утверждаемыми Министерством юстиции СССР и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.

6.4. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел (нарядов) не разрешается.

В исключительных случаях (по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами) такое изъятие производится с разрешения старшего нотариуса с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, протокола выемки или запроса суда.

Кроме того, в случаях, предусмотренных в п.37 Инструкции Министерства юстиции РСФСР о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР, может быть возвращен продавцу (дарителю) правоустанавливающий документ (или его дубликат), имевшийся у него до заключения расторгаемого договора об отчуждении имущества.

6.5. Справки о совершенных нотариальных действиях и документы выдаются с соблюдением требований ст.8 Закона РСФСР о государственном нотариате.

6.6. По окончании года должностным лицом, отвечающим за делопроизводство в нотариальной конторе, производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в делах (при необходимости дела переформировываются), производится оформление дел (нарядов), дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются прочной ниткой в 3-4 прокола. Листы дел нумеруются. Нумерация листов производится в правом верхнем углу каждого листа документа простым карандашом. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новый номер ставится рядом.

Читайте также:  Требования к автомойкам санпин

6.7. В конце наряда на отдельном чистом листе делается заверительная надпись по следующей форме: "В деле (наряде) прошито и пронумеровано 5 (пять) листов. Ответственный за архив – подпись, дата".

6.8. Обложки дел (нарядов) оформляются в соответствии с номенклатурой и ГОСТом 17914-72 (прил.1, форма N 8). Заголовок на обложку дела (наряда) переносится из номенклатуры дел. На обложке указывается также год его образования в делопроизводстве нотариальной конторы.

Количество листов в деле (наряде) указывается цифрами на основании данных заверительной надписи.

Надписи на обложках дел (нарядов) постоянного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью.

6.9. На дела постоянного хранения составляются описи. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой перечень заголовков дел (нарядов) с включением необходимых сведений о их составе и содержании.

Опись составляется в 4-х экземплярах по формам, предусмотренным Основными положениями Единой государственной системы делопроизводства (прил.1, формы NN 9, 10), ведется до пятизначного номера и заканчивается по согласованию с соответствующим архивным учреждением.

6.10. Одновременно с подготовкой документов на хранение производится отбор документов, подлежащих уничтожению.

Отбор документов для уничтожения оформляется актом (прил.1, форма N 11).

6.11. В ходе подготовки документов к последующему хранению в государственном архиве производится экспертиза научной и практической ценности документов и решается вопрос об отборе их для последующего хранения или уничтожения.

Экспертиза ценности документов и отбор архивных материалов для хранения и уничтожения осуществляется постоянно действующей в нотариальной конторе экспертной комиссией, которая назначается приказом министра юстиции автономной республики или начальника отдела юстиции исполнительного комитета краевого, областного, Московского и Ленинградского городских Советов депутатов трудящихся в составе 3-х человек.

6.12. Экспертная комиссия свою работу организует в соответствии с утвержденным о ней положением.

Читайте также:  Должен ли ребенок быть прописан с матерью

При отборе документов на постоянное хранение в государственном архиве и уничтожение экспертная комиссия руководствуется действующими правилами и инструкциями Главного архивного управления при Совете Министров СССР по организации работы с документами, перечнями и номенклатурами дел и соответствующими указаниями Министерств юстиции СССР и РСФСР.

6.13. В соответствии с утвержденными описями нотариальная контора обязана в установленный срок сдать в государственный архив внесенные в опись дела (наряды).

6.14. Уничтожение документов производится после того, как описи на дела постоянного хранения утверждены архивным учреждением.

6.15. По всем неясным вопросам, связанным с оформлением дел (нарядов), подлежащих передаче на хранение в государственный архив, необходимо консультироваться с работниками соответствующего архива.

Отдел нотариата
Министерства юстиции РСФСР

Ваш вопрос отправлен!

Уведомление об ответе будет отправлено на указанный e-mail.

Советы нотариуса

Ваш населённый пункт

Нотариус, г. Москва

Внимание!

В связи с изменениями в законодательстве, некоторые ответы на вопросы могут быть неактуальны. Обращайте внимание на дату ответа.

Вопросы по темам

© Федеральная нотариальная палата
Все материалы сайта являются объектами авторского права. Любое использование материалов сайта, кроме ссылок на них либо цитирования с обязательной гиперссылкой на них, следующей непосредственно до либо после цитаты, возможно только с письменного разрешения правообладателя.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector